Egy nemzetközi hátérrel is rendelkező vállalat az utóbbi években erős növekedésnek indult. A bővülés a HR-terület számára is új kihívást, de egyben új lehetőséget is jelent. Elérkezett a pillanata, hogy a HR működése elinduljon a digitális transzformáció útján. A fejlődéssel együtt szükséges volt átalakítani, modernizálni a vállalti HR-es folyamatokat, amihez persze új informatikai rendszer is szükséges. Gyakorlatilag a HR összes fő területe megújulásra került:

  • Munkavállalói adatok nyilvántartása
  • Időnyilvántartás
  • Onboarding/kiválasztási folyamatok
  • Teljesítményértékelések
  • Képzések
  • Bérezés, kompenzáció

Az alábbi cikk HR-vezetőknek, munkatársaknak íródott azzal a céllal, hogy segítse a munkájukat, ha informatikai fejlesztés, bevezetési projekt kellős közepében találnák magukat.

Melyik rendszert is válasszuk

Kevés szállító mondhatja el magáról, hogy a fenti területeket képes integráltan lefedni. Az egyik ilyen nemzetközi informatikai fejlesztő cégre esett a választás, bízva abban, hogy ami más világcégnek már bevált, az most is megfelelő lesz. Azt gondoljuk, hogy az alábbiakat remélhetjük tőlük, de nem biztos, hogy mindig azt kapjuk:

  • Máshol bevált megoldás nekünk is jó lesz – úgy is lesz speciális egyedi igényünk
  • Kevesebbet kell specifikálni – mindig elvárják a szállítók, hogy a megrendelő specifikáljon mindent az utolsó szegig
  • Gyorsan be lehet vezetni – ezzel is sokat kell foglalkozni, leginkább magunk miatt, hogy megértsük a rendszer logikáját, lehetőségeit

Tanulság 1 – a szerződéskötéskor vegyük figyelembe a saját érdekeinket is

A szerződéskötéskor jellemzően a jogászok hada tesz javaslatot a szállító „sztenderd” szerződéseinek módosítására. Pereskedés esetén ez nagyon hasznos, de sokszor kimarad az a szerződésből, hogy mitől lesz jó minőségű a szállítás. Ezek megfogalmazása már inkább IT-feladat, a szállítónak nem feltétlenül érdeke ezt részletesen definiálnia. Amit tehetünk a szállítói oldalon, hogy tegyük a szerződés részévé:

  • Részletes követelmények (+ a lefedni kívánt üzleti folyamatok)
  • Részletes átadás-átvételi feltételek az alábbi szakaszokban
    • Specifikáció, követelményelemzés
    • Fejlesztői/szállítói tesztek
    • Felhasználói elfogadási tesztek
    • Élesítés

Érdemes IT-szakember véleményét kikérni a jogászok mellett!

Tanulság 2 – ki ne hagyd a folyamatszervezőt

A HR-es szakemberek nagyon jól értik a saját szakmájukat és a saját folyamataikat. Ebből kiindulva gondolhatnánk, hogy az új rendszer folyamatait szintén képesek lesznek összeállítani, azonban az informatikai folyamatszervezés egy másik szakma. Ne hagyjuk ki a folyamatszervezőt, ő fog segíteni abban, hogy a rendszerekkel harmonizáló üzleti folyamatokat tudjunk kialakítani.

Tanulság 3 – Tesztelést szakértői kezekbe

A megfelelő marketing-gépezettel rendelkező szállító termékéről könnyen elhisszük, hogy azt már minimálisan kell tesztelni, hiszen az egy dobozos, jól kipróbált megoldás. Ne essünk ebbe a hibába, minden, az üzleti alapfolyamatokra épülő rendszert tesztelni szükséges, mert minden implementáció egyedi, benne vannak a saját folyamataink, adataink, speciális működési módunk. Nem olyan, mint a gyárban összeszerelt autó.

Amire érdemes figyelni

  • Már a projekt tervezésekor (akár a szerződéskötés előtt) vonjunk be tesztmenedzsert
  • Hasznos, ha profi tesztelőket is tudunk alkalmazni, aki szakértő módon feltárják azt a hibát, amit egy felhasználó nem vesz észre, vagy egyszerűen nem tesztel (ne felejtsük el, több ezer teszteset tervezéséről és végrehajtásáról van szó)

Tanulság 4 – ne akarjunk gyors bevezetést, ne spóroljunk a szükséges időn

Egy teljes HR-rendszercsere, bevezetés minden szervezet számára annyira megterhelő is, mint amennyit hasznot várunk tőle. Ezért érhető, hogy minél gyorsabban szeretnénk bevezetni, de ne tegyünk, mert ez elvezethet egy többéves soha le nem záródó projekthez. Ami segíthet:

  • Legyen részletes ütemezés
  • Soha ne az ideális menetrendre építsünk, tapasztalat szerint az 1.3-1.5-ös szorzó a reális
  • Hagyjunk időt az újratervezésekre is, nagyon nehéz előre megadni a pontos ütemezést
  • A HR-munkatársaknak is hagyjunk elég időt a napi munkák elvégzésére, elég sok frusztrált kollégát láttam szűkösre tervezett erőforrások miatt, inkább tartsuk meg őket!

Tanulság 5 – tanuljunk folyamatosan

Hiába van tapasztalatunk a bevezetésekben, minden projekt más és más. A profik rendszeres időközönként retrospectivet tartanak, azaz elemzik saját működésüket, tanulnak hibáikból. Ezt a projektszervezeten belül is érdemes megtenni. Az alábbi területek esetén mindenképp:

  • Ütemezési tapasztalatok
  • Specifikációs módszer
  • Tesztelési gyakorlat
  • Modulbevezetések

Hogyan csináljuk? Az érintett résztvevőkkel közösen értékeljük havonta-2 havonta:

  • Mi az, amit jól csináltunk
  • Milyen hibákat követtünk el, amiből tanulhatunk
  • Mi az a gyakorlat, amit kerüljünk
  • Mi az, amit optimalizáljunk

Nem kell mindent megreformálni, de kezdjünk el vele foglalkozni!

Tanulság 6 – vond be a végfelhasználót, jobb lesz a rendszered

A „mezei” felhasználók bevonása több előnnyel is jár:

  • Több hibát fel lehet tárni
  • Valós visszajelzést ad, hogy mennyire tudja használni a mindennapi munkához
  • Jó észrevételeket fog adni arra, mitől lesz használhatóbb a rendszer
  • Büszke lesz rá, hogy ő is részt vehet a bevezetésben

Hogyan érdemes bevonni? Az élesítés előtt iktass be egy végfelhasználói tesztelést, ahol előre megírt tesztforgatókönyv alapján bevonható a végfelhasználó. Érdemes önkénteseket is bevonni, ők motiváltabbak. Legyen lehetőségük javaslatokat is tenniük, érdemes meghallgatni őket, reprezentálni fogják a többi felhasználót is.

Kérdő Attila – Software Quality Management expert